Czy wykorzystujesz wszystkie możliwości systemów IT?

Posiadanie systemów, które usprawnią pracę całej organizacji, to nie wszystko – kluczowe jest wykorzystywanie ich pełnego potencjału. Systemy są zazwyczaj kupowane w określonych okolicznościach, kiedy zachodzi potrzeba np. nagłych zmian w organizacji i mają służyć w konkretnym celu. Oczywiście, istnieją proste aplikacje typu ADSelfService Plus, które są w pewnym sensie jednozadaniowe. Jednak, jakie są powody pomijania funkcjonalności w przypadku tak rozbudowanych narzędzi, jak ServiceDesk Plus czy Desktop Central? Dlaczego organizacje wykorzystują tylko część możliwości systemów, które już posiadają?

1. Brak szkoleń

Prezentacja systemu na etapie testów/sprzedaży pokrywa się zazwyczaj z aktualnymi oczekiwaniami potencjalnego klienta, który chce zaspokoić bieżące potrzeby organizacji. Oczywiście, jest to zrozumiałe, jednak warto po czasie wrócić do pełnej specyfikacji zakupionego produktu. Może się okazać, że w jednym systemie jesteśmy w stanie obsługiwać znacznie więcej procesów niż zakładaliśmy. Takie rozwiązanie niesie za sobą dużo plusów, choćby lepsze raportowanie danych, jeśli są one dostępne z poziomu jednego narzędzia. Jako MWT Solutions oferujemy różnorodne szkolenia prezentujące pełne możliwości systemów, a także szkolenia dotyczące stricte procesów organizacji. Polegają one głównie na identyfikacji procesów, a następnie wskazaniu słabych oraz mocnych stron. Ponadto osoby z doświadczeniem w zarządzaniu organizacją mogą pomóc dobrać oraz spersonalizować odpowiednie narzędzia. Poznaj ofertę konsultacji i szkoleń MWT Solutions i skontaktuj się z nami.

2. Brak ustandaryzowanych procesów i nieznajomość najlepszych praktyk

Osoby przechodzące z pracy „na mailach” do pracy w określonym systemie, mają zazwyczaj wypracowane nawyki, które niestety wymagają pewnej modyfikacji. Gdy chcemy np. utworzyć zgłoszenie o zatrudnieniu nowego pracownika, warto zadbać o standaryzację tego procesu, aby wszystkie zgłoszenia wyglądały identycznie. Co mam na myśli? Przykładowo, przyjmujemy zasadę, że jedno zgłoszenie może dotyczyć tylko jednego pracownika i nie dopuszczamy sytuacji, w których ktoś przesyła dane 40 osób jednocześnie. W teorii może to nie być problemem, jednak jeśli dane w zgłoszeniach są różnorodne, to sens ich raportowania jest żaden. Czasami warto poświęcić na coś więcej czasu, aby móc wyciągnąć z danych odpowiednie wnioski i statystyki.

3. Zakup nieodpowiedniego systemu

Istnieją organizacje – zwłaszcza o bardzo wysokim budżecie – które kupują systemy uważane w danej branży za „prestiżowe” rozwiązania. Finalnie wykorzystują jedynie wycinek ich możliwości. Podobna sytuacja może mieć miejsce, jeśli kupujemy aplikację bez wcześniejszego rozeznania się w aktualnych oraz przyszłych potrzebach organizacji. Trzeba pamiętać o tym, że ta sama aplikacja może różnić się sposobem licencjonowania i oferować mniej lub więcej modułów w zależności od nabytej licencji.

4. Brak chęci do wykonywania aktualizacji

Ten niepozorny problem może mieć bardzo daleko idące konsekwencje. Dla przykładu, system ServiceDesk Plus oferuje regularne, mniej więcej cotygodniowe, aktualizacje. To nie tylko poprawki zabezpieczeń czy zmiana interfejsu od strony graficznej. To przede wszystkim nowe funkcjonalności, które są regularnie zgłaszane przez klientów. Nie wykonując aktualizacji, pozbawiamy się nowych funkcjonalności na własne życzenie. Warto również pamiętać o jeszcze jednym aspekcie – ManageEngine nie wspiera aplikacji, które nie były aktualizowane od około roku. W tego typu sytuacjach na wsparcie producenta można liczyć jedynie w przypadku problemów z podniesieniem systemu do najnowszych wersji. Może to znacznie utrudnić rozwiązanie poważniejszych problemów innego rodzaju.

5. Brak potrzeby zmian na lepsze wewnątrz organizacji

Ten punkt traktuję na zasadzie „kto stoi w miejscu, ten się cofa”. W niektórych organizacjach nie ma wewnętrznej potrzeby ciągłego rozwoju czy poszukiwania nowych rozwiązań. Jeśli coś już funkcjonuje – pomimo tego, że raz lepiej, a raz gorzej – to lepiej tego nie zmieniać. System jest zakupiony jedynie po to, aby zniwelować najbardziej „palące” problemy, jednak nic ponad to. Oczywiście, takie podejście może wynikać z bardzo wielu czynników, np. administratorzy/osoby odpowiadające za rozwój mogą być tak obciążone bieżącymi sprawami, że najzwyczajniej w świecie nie mają czasu na jakiekolwiek innowacje. Dlatego ważne jest, aby na takich stanowiskach znalazły się odpowiednie osoby, które będą chętnie poszukiwać nowych rozwiązań. W dużej mierze zależy to od kultury danej organizacji oraz od osób odpowiadających za konkretne procesy. Czy w Twojej firmie pracownicy są nagradzani za innowacyjne pomysły? Część przedsiębiorstw posiada ustrukturyzowany system zgłaszania nowych pomysłów wraz z nagradzaniem za tego typu aktywność.

Podsumowanie

Powodów, dla których organizacje nie wykorzystują w pełni systemów, które posiadają jest wiele. Wymieniłem te, które zgodnie z naszymi codziennymi doświadczeniami, powtarzają się najczęściej. Do zmian może zachęcić krótka informacja, która sprawi, że spojrzymy na siebie i naszą organizację z perspektywy, której wcześniej nie potrafiliśmy dostrzec. Czasami potrzebna jest osoba z zewnątrz o zupełnie innych doświadczeniach, aby zauważyć aspekty, które są niewidoczne dla ludzi wewnątrz danej społeczności. Mam nadzieję, że tego typu treść pozwoli Wam choć na chwilę zastanowić się nad kierunkiem zmian wprowadzanych w Waszych przedsiębiorstwach, tak abyście potrafili w pełni wykorzystać to, czego już używacie na co dzień.