File shadowing – dodatkowa ochrona danych

Wyobraźmy sobie sytuację, w której użytkownik kopiuje ważne dane z użyciem dysku zewnętrznego, bądź pendrive’a. Jeśli jest to sytuacja pożądana i dane zostały wykorzystane w prawidłowy sposób, to oczywiście nie stanowi to problemu, ale co w sytuacji, gdy pendrive z ważnymi danymi zaginie lub nie wiemy, jakiego rodzaju informacje zostały skopiowane? Z pomocą przychodzi narzędzie ManageEngine Device Control Plus, które nie tylko umożliwia tworzenie konfiguracji dotyczących wykorzystywania portów USB przez użytkowników, ale również posiada funkcję file shadowing.

W jaki sposób działa file shadowing w Device Control Plus? W momencie kopiowania danych na urządzenie przenośne, kopiuje w tle te same dane do zaszyfrowanego folderu w sieci. Dzięki takiemu rozwiązaniu w przypadku utraty dysku zewnętrznego możemy sprawdzić, jakiego rodzaju informacje znajdowały się w plikach i np. oszacować straty lub jeśli nie było to nic cennego, możemy przywrócić stracone pliki z zaszyfrowanego folderu.

Konfiguracja odbywa się również w bardzo intuicyjny sposób przez tworzenie odpowiednich zasad. Przechodząc do ustawień wybieramy opcję kontrolowania wymiennych urządzeń pamięci masowej oraz uruchamiamy opcję file shadowing.

Następnie należy podać ścieżkę do folderu, do którego będą kopiowane wszystkie dane, domenę logowania z której to autoryzowani użytkownicy będą mieli dostęp do wspomnianego folderu oraz możemy określić maksymalną wielkość pliku, który ma być brany pod uwagę w procesie. Możemy również określić pliki, które mają nie być brane pod uwagę np. pliki txt.

Kolejnym krokiem jest możliwość zaznaczenia śledzenia wszystkich aktywności oraz przedziału czasowego w jakim mają generować się raporty:

Po opublikowaniu powyższej konfiguracji pozostaje nam jedynie skojarzyć stworzoną przed chwilą zasadę z daną grupą urządzeń:

Ostatnim etapem całego procesu jest weryfikacja wszystkich zarejestrowanych zmian w wybranych wcześniej przez nas grupach urządzeń za pomocą raportów. Raporty generują się ze wskazaną wcześniej przez nas częstotliwością.  Aby posiadać pełen obraz sytuacji należy wykorzystać dwa z nich: śledzenie plików oraz file shadowing.

Raport informuje nas o tym, czy dokonano z sukcesem kopii wskazanych plików na folder sieciowy w momencie przenoszenia ich na wymienne urządzenia pamięci masowej. Dzięki temu otrzymujemy jednoznaczną informację, czy dane te zostały zabezpieczone.

Ochrona danych w dzisiejszych czasach nie jest już opcją, a koniecznością. Ze względu na bardzo rozbudowane prawo dotyczące np. RODO warto zabezpieczyć się przed wyciekiem danych. Zwiększająca się mobilność pracowników powoduje również więcej możliwości niekontrolowanych zachowań np. podczas pracy w delegacji, gdzie będąc w ciągłej podróży ryzyko utraty urządzeń wzrasta w porównaniu z pracą stacjonarną. Device Control Plus nie uchroni nas przed utratą danych z urządzenia przenośnego, ale zapewni nam stały dostęp do ich kopii. Dzięki temu będziemy wiedzieć, jakie dane zostały utracone oraz będziemy mogli podjąć działania adekwatne do skali problemu.