pl 
Przeprowadzając zmiany w organizacji oraz biorąc udział w projektach warto mieć ustrukturyzowaną, ogólnodostępną bazę danych dla uprawnionych użytkowników. Ważne, aby planowanie nowych projektów odbywało się zgodnie z pewnym ustandaryzowanym schematem. Tak, aby nie wymyślać za każdym razem „koła na nowo”, tylko przejść do wykonywania konkretnych zadań – oszczędzając czas i pieniądze. W artykule przedstawię możliwości oraz założenia, na których opiera się moduł projektów w aplikacji ServiceDesk Plus.
Uprawnienia oraz szablony
Podczas inicjowania projektów warto wziąć pod uwagę trzy aspekty: ludzi, dane oraz procesy. Ważne, aby stworzyć odpowiednie role (z adekwatnymi uprawnieniami) oraz przydzielić role do odpowiednich użytkowników w systemie. Zaletą ServiceDesk Plus jest to, że do jednego użytkownika możemy przypisać kilka ról związanych np. z obsługą zgłoszeń, modułem zmian, zatwierdzaniem zakupów i zgłoszeń o usługę oraz role projektowe.
Posiadając zdefiniowane role oraz inicjując nowy projekt nie musimy zastanawiać się kto posiada kompetencje Project Managera lub Team Leadera. Wybieramy odpowiednie osoby z listy (z określoną wcześniej rolą) i przypisujemy użytkowników do konkretnego projektu.
Aplikacja umożliwia również stworzenie szablonów, aby w przypadku zbliżonych do siebie projektów nie było potrzeby każdorazowego definiowania wszystkich pól. Takich jak np. szacowana liczba godzin, typ projektu, priorytet lub nawet szacowany koszt. Istnieje również możliwość tworzenia pól dodatkowych w sytuacjach, gdyby pola zdefiniowane przez producenta były niewystarczające. Możemy tworzyć również własne typy projektów oraz statusy, aby jeszcze lepiej dopasować aplikację do rzeczywistych potrzeb organizacji.
Schemat procesu
Projekty mogą być inicjowane jako efekt przeprowadzanej zmiany. Mogą być również powiązane ze zgłoszeniami. Po przypisaniu ról i osób tworzymy kamienie milowe, które składają się z zadań przypisanych do konkretnych osób (uczestników projektu). System informuje na bieżąco o liczbie wykonanych zadań oraz daje pełną możliwość weryfikacji terminów, jak i priorytetów. Istnieje również możliwość tworzenia zależności między zadaniami, jeśli wykonanie jednego z nich jest zależne od wykonania zadania podrzędnego na wcześniejszym etapie.
Przy dużej liczbie zadań i ustalaniu terminów rozpoczęcia oraz realizacji może pojawić się problem związany z odpowiednim skoordynowaniem w czasie. W tym celu ManageEngine przygotowało graficzne rozwiązanie, które nie tylko umożliwia podgląd zadań przypisanych do poszczególnych osób związanych z projektem. Umożliwia również zmianę ich terminów za pomocą funkcji „drag and drop”.
Podsumowanie
Moduł projektów umożliwia podgląd wszystkich projektów organizacji oraz odpowiednie monitorowanie i koordynowanie wszystkich działań. Jako część większego systemu, jakim jest system helpdesk ServiceDesk Plus, jego możliwości mogą sprawić, że rozwiązanie od ManageEngine stanie się centralnym narzędziem organizacji. Połączy ze sobą m.in. moduły zgłoszeń, zmiany oraz projektów, gdzie dostęp do poszczególnych modułów związany jest jedynie z kwestią uprawnień nadanych użytkownikom. Ważną kwestią jest również możliwość intuicyjnego raportowania wszystkich danych z systemu. Może się to okazać szczególnie przydatne w przypadku audytów bądź sprawozdań niezależnie od czasu, które obejmują, ponieważ wszystkie dane będą zawsze w jednym miejscu.
